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Mein papierloses Büro | Digitale Post mit CAYA

Der nervige Status Quo

Nicht nur als Versicherungsmakler muss man sich mit Unmengen an Papierkram rumschlagen, allerdings ist es für diesen besonders extrem. Fast jeden Tag ist der Briefkasten voll mit allen möglichen Versicherungsunterlagen, Bedinungswerk-Updates, Werbeflyern der Versicherungen, Kundeninformationen, Änderungsunterlagen, Abrechnungen usw. Man könnte fast meinen, Versicherungen haben die Email noch nicht für sich entdeckt. Dazu kommt natürlich noch alles andere, was der Durschnittsbürger so an Post bekommt.

Unterm Strich: jede Menge Papierkrieg, der ja auch noch von irgendjemanden geöffnet, gelesen und archiviert werden muss (entweder “Ablage P” oder eben in den entsprechenden Ordner heften oder direkt digitalisieren mittels Einscannen)

Bis vor kurzem war dieser jemand ich selbst, der sich pro Woche bestimmt 1-2 Stunden nur mit dem Öffnen, Sortieren, Abheften und Digitalisieren meiner Post beschäftigt hat. Aber damit ist seit kurzem endgültig SCHLUSS!

 

Weil meine (und deine) Zeit extrem wertvoll ist

Da ich der Meinung war, dass das einfach nicht sein kann, dass meine doch sehr wertvolle Zeit (ich meine wessen Zeit ist für einen selbst nicht wertvoll?!) für eine dermaßen langweilige und stupide Arbeit drauf geht, habe ich mich auf die Suche nach Lösungen für dieses Problem gemacht. Wenn du Unternehmer bist, dann kannst du mit Sicherheit noch mehr nachvollziehen, was ich damit meine. 1-2 Stunden pro Woche mögen nicht viel erscheinen, machen aber ca. 4-8 Stunden im Monat aus, was dann doch schon mal ein Arbeitstag sein kann, der hier verloren geht.

Als erstes kam mit der Gedanke, alle Unternehmen, von denen ich so Post bekomme, anzuschreiben bzw. anzurufen und zu fragen, ob wir nicht das ein oder andere auf digitalem Wege, sprich per Email, lösen könnten. Diese Idee habe ich allerdings auf Grund des Aufwandes und der zu erwartenden negativen Antworten (“Email ist hierfür leider nicht sicher genug”) schnell wieder verworfen.

Was macht Mann und Frau von heute also? Genau, Google ist dein bester Freund. Also habe ich mich auf die Suche nach Unternehmen gemacht, die eventuell genau so einen Service anbieten. Quasi meine Post für mich öffnen, einscannen und digitalisieren und ich bekomme quasi einfach nur eine Email oder Push-Up, wenn neue Post da ist und kann ganz fix mit einem “Swipe” meine Post löschen oder archivieren. Das war zumindest meine Wunschvorstellung. Und siehe da, ich bin nach längerer Suche und ausprobieren einzelner Anbieter tatsächlich auf den für mich perfekt passenden Dienstleister gestoßen.

 

Die einfache, digitale und kostengünstige Lösung: CAYA

Mit CAYA* konnte ich einen Anbieter finden, der wirklich ALLES, was ich mir so gewünscht hatte in einer Dienstleistung vereint und das zu einem absolut spitzen Preis, aber dazu später mehr.

Mit CAYAs* Service sind meine Tage von vollen Briefkäsen, leidiges öffnen von Briefen und entsprechender Ablage endlich vorbei. Quasi wie Weihnachten und Ostern zusammen – jeden Tag 🙂 Das mag übertrieben klingen, aber ihr könnt euch nicht vorstellen, was das für eine enorme Erleichterung für mich ist.

Wenn neue Post angekommen ist, bekomme ich eine kurze Email oder Push-App-Nachricht in der CAYA-App und kann direkt sehen, was angekommen ist, da mir die Post bereits als hochwertiger Scan angezeigt wird. Wenige “Klicks” und die Post ist gelöscht (wenn unwichtig) oder archiviert oder weitergeleitet an mich selbst oder andere Personen etc. Das schöne dabei ist schlichtweg, dass ich bestimmen kann, wann und wo ich künftig meine Post lese. Da ich viel unterwegs bin, kann ich nun im Flieger oder in der Bahn ganz einfach meine Post checken über die App und spare damit doppelt Zeit im Vergleich zu vorher.

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Die Post wird dabei auch mit entsprechenden Tags und Titeln versehen (Versicherung, Einladung, etc.), damit eine Zuordnung auf den ersten Blick noch einfacher möglich ist.

 

Was kann CAYA alles? | Funktionen & Leistungen im Überblick

Im folgenden möchte ich euch einfach mal auflisten, was CAYA* so alles kann und welche Funktionen ich zumeist nutze. Ich für meinen Teil nutze CAYA zu 99% über die App, da diese wirklich simpel und funktionell ist.

Posteingang

Ich denke, das ist selbsterklärend. Im Posteingang (Bild oben links) findest du immer deine neue Post aufgelistet. Du erhältst eine Push-App-Nachricht durch die App oder eine Email (oder beides), wenn du neue Briefe erhalten hast.

Suchfunktion

Über die Suchfuntkion (Bild oben in der Mitte) kommst du ganz schnell und einfach zum gesuchten Dokument. Dabei wird immer der komplette Text deiner Post durchsucht, sprich, du kannst nicht nur anhand der Überschrift suchen. Deine Post wird während dem Scanvorgang quasi so eingelesen, dass danach für dich komplett durchsuchbare Dateien entstehen (Smarte Volltextsuche). Das hilft, wenn du z.B. alle Dokumente von einem bestimmten Kunden suchst etc.

Dokumente (Archiv)

Hast du Post im Posteingang gelesen und möchtest diese behalten, aber quasi nicht mehr im Posteingang haben (die Idee ist, dass du im Posteingang quasi immer nur neue, ungelesene Post hast), dann kannst du die Post ganz einfach zu “Dokumenten” verschieben (Bild oben rechts). Das ist ein CAYA-Archiv, wenn man es so nennen mag. Dort findest du dann weiterhin deine Post, welche du nicht gelöscht hast.

Nachsendeaufträge

CAYA übernimmt für dich die Einrichtung einer oder mehrerer Nachsendeaufträge. Dadurch kannst du ganz einfach deine  private und geschäftliche Post in einem Account verwalten. Ging wirklich ganz easy 🙂 Bei mir hat es knapp 2 Wochen gedauert, bist der Nachsendeauftrag “gegriffen” hat und alles entsprechend weitergeleitet wurde.

Tagesaktuelle Updates

Jeden Tag wird dein Postfach aktualisiert. Ist neue Post von dir bei CAYA* eingetroffen, findest du diese dann in deinem Posteingang. So musst du nicht länger auf dringende Post warten als unbedingt notwendig.

Excellente Scanqualität

Hiervon war ich besonders beeindruckt. Die Qualität der Scans ist einfach der Hammer. Man meint, man hat ein am PC erstelltes PDF vor sich, so gut ist die Qualität. Unleserlichkeit: Fehlanzeige!

Zero-Inbox-Prinzip

Dadurch wird sicher gestellt, dass wirklich nichts untergeht. Alles wandert in deinen Posteingang und von dort managst du dann deine Post.

Versand von Original-Dokumenten

Manchmal braucht man dann doch eben das Original in der Hand. Ist das bei dir der Fall, so kannst du dir die Original-Dokumente gesammelt an deine Wunschadresse senden lassen. Diese regelmäßige Sammelsendung ist optional und komplett kostenfrei. Zusätzlich kannst du aber auch kostenpflichtig Dokumente sofort anfordern und dieser werden innerhalb von 24 Stunden an dich verschickt.

Mehrere Adressen möglich

Im Premium- (war übrigens meine Wahl) und im Unlimited-Tarif kannst du auch mehrere Adressen bzw. Empfänger in einem Account verwalten. Dies ist bspw. hilfreich für Familien, bei mehreren Wohnorten oder Firmenadressen. Bei mir unterscheiden sich z.B. Firmen und Wohnadresse. Daher ist dieser Service für mich selbst extrem vorteilhaft.

100% Deutsche Server

Auch dieser Punkt war für mich als Unternehmer extrem wichtig. Auf Grund von Datenschutzbestimmungen dürfen manche Dokumente nur auf deutschen Servern liegen. Das ist hiermit erfüllt. Viele andere Anbieter nutzen Server in den USA oder anderen Ländern. Hier solltest du also aufpassen.

 

Jetzt mal Butter bei die Fische – Was kostet mich der Spass?!

Nachdem du jetzt vielleicht genauso heiß bist auf diesen Service wie ich damals und nicht länger nur träumen magst von einer komplett digitalen Lösung für deine Post, gibts hier jetzt auch kurz die Preise von CAYA*.

CAYA hat vier verschiedene Tarife.

  • FREE (zum Testen für dich)
  • LITE (für Privatpersonen)
  • PREMIUM (für Unternehmer – meine Wahl)
  • UNLIMITED (für ganze Unternehmen oder Teams)

 

Hier mal die Preise im Überblick:

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Du siehst also, dass du schon für gerade mal 9,00€ im Monat (weniger als mein Spotify-Account :-P) den Service von komplett digitalisierter Post bekommen kannst. Selbst die 25,00€ für das Premium-Paket sind für mich jeden Cent wert. Ich erinnere nochmal an die Zeit, die da pro Monat drauf geht für die Bearbeitung der Post. Selbst wenn dein Stundenlohn unter dem Mindestlohn liegen sollte, lohnt sich diese Geschichte alle mal 😛

Und ich hab sogar noch einen Bonus für euch:

Ich konnte mit CAYA einen speziellen Deal aushandeln, bei dem ihr im ersten Jahr noch mal 15% Rabatt auf den Jahresbeitrag bekommt – jährliche Zahlungsweise hierfür auswählen, damit der Bonus greift. Das nenn ich doch mal eine feine Sache 😉

Nutzt einfach den Code “POSTMITKOPF” bei der Anmeldung.

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Eine Investition die sich für mich mehr als gelohnt hat!

Ich rede ja recht selten von den Tools, die ich selbst so nutze oder welche Dienstleistungen ich gebucht habe. Und ich bin auch meist sehr skeptisch, bevor ich dann einen Service empfehle oder gar einen ausführlichen Blogbeitrag darüber schreibe oder ein Video produziere.

Bei CAYA, bzw. der Dienstleistung, die angeboten wird in Verbindung mit den Leistungen und Preisen ist mir das dieses Mal allerdings extrem leicht gefallen. In meinen Augen für jeden Unternehmer oder Privatperson, die viel unterwegs ist, ein absoluter “No Brainer”. Effizienter gehts nicht mit der Post meiner Meinung nach.

Ich bin gespannt, was künftig noch an Services mit dazu kommt bei CAYA. Die “Sneak-Peaks“, die ich bekommen haben, waren auf alle Fälle extrem vielversprechend!

 

Euer Bastian von Versicherungen mit Kopf

 

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*Bei den Links zu CAYA handelt es sich um so genannte Affiliate-Links. Wenn du zum Kunden von CAYA werden möchtest, dann erhältst du mit dem Code “POSTMITKOPF15% Rabatt auf den ersten Jahresbeitrag. Dazu erhalte ich – ohne Mehrkosten für dich – eine kleine Tippgeberprovision von CAYA. Ich nutze den Dienst selbst und bin absolut begeistert. Ich empfehle nur Dienstleistungen/Produkte/Services, die ich selbst nutze oder von deren Nutzen ich für dich überzeugt bin.